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ERP软件国情化的探索
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ERP软件以集成度高,科学规范而越来越得到国内企业的青睐,不断地被广大企业采纳接受,只要企业能按规则去认真实施,ERP系统还是能为企业带来很大的收益。随着全世界众多用户的长期使用和软件公司的不断完善,国际上几家著名的ERP软件都已经很成熟了。可是这毕竟是国外的软件,它主要以规范市场为蓝本,一些局部范围还不能完全适合我国国情,短时期内这些特殊国情又不可能有太大改变,因而必需对软件本身做一些改进来满足企业的需求,给企业提供管理的便利,下面就几个方面提出我的一些意见和大家进行探讨。
 
销 售
----在国外,双方合同一经签定,就能严格按合同条款执行,所以ERP软件的促销模块一般都是采用销售员一签定合同就享受提成和给客户进行让利的方式。众所周知,我国的市场经济还处于初级阶段,很多方面还不完善,企业最头疼的事就是三角债,如果销售员一签合同就提成,那么将会给企业造成大量的应收款,甚至呆帐、烂帐,这肯定是企业不能允许的,所以必须开发一个符合我们需要的促销模块来替代原模块,具体做法:
1. 不以定单量而以来款情况作为衡量销售员提成和给客户进行让利的标准。
2. 根据不同产品的难易销售程度建立几个按不同帐龄、不同金额范围、不同地区、不同客户类别等的提成比例库,这些库可随销售政策的变化随时进行维护。
3. 对每位客户按各定单的来款情况套用上述比例库按指定公式算出各定单的提成、让利金额明细表和汇总表,在生成报表时还应提供一些参数如应收款总额不超过多少、帐龄不超过规定时间才能享受提成和让利供用户选择。
4. 可以根据需要在此基础上开发大户全年总额还利表,业务员按完成任务的比例可报销差旅费金额表等一系列报表,协助销售部加大营销管理力度。
应付帐款
---- 应付帐款模块是对供应商进行付款及发票处理的子系统,一般软件对每个供应商的各项管理都非常细致,但忽略了对经办人的监控,结果经办人转款后,总是不能及时报销发票、清帐,导致无法迅速核算成本和反映资金流向。所以我们可以在付款处理的界面上增加一栏经办人代码项,这样每笔往来帐就能落实到人。并可据此增加一个可随时按经办人进行统计的未结款项明细表,限令他们定期清帐。
 
实际成本
---- 市场经济下,各种项目价格波动非常频繁,采用标准成本与实际相差较大,导致成本计算不准确,加上项目繁多,逐项调整成本差异工作量太大,所以财务部门都倾向于使用实际成本。ERP计算实际成本的理论基础是加权平均单价=(新购进金额+原结存金额)/((新购进数量+原结存数量),日常采购工作中常常有这种情况,采购的物品先入库,甚至已经被领用,EPR系统立即更新该项目的库存现有量,但发票在当月还没有收到,也就是说无法确定新购进金额,当月的实际成本就无法更新和过帐,另一情况也会问题,同一张采购定单分几次入库,中间还不断有领用出库,库存现有量不断变化,系统计算原结库存量的方法一般是现有库存 * 该项目最近一次接收入库量,显然这样计算的结果是错误的。以上现象在实际工作中又无法杜绝,只好修改系统,具体处理方式如下:
---- 1.要求采购员认真下达采购定单,尽量确保定单价格和后面开发票价格一致,在采购接收时按加权平均法更新实际成本。
---- 2.修改原系统,在发票接收时不再更新实际成本。
---- 3.作一报表查寻任一时间段内发票价格和采购定单价格不一致的差异记录。
---- 4.如果仍有采购定单价格和发票价格不一致,用原系统算法计算采购价格差异,并进行成本差异调整,但这种现象肯定是不多的。
 
总帐报表
---- 总帐模块是ERP 软件的核心模块之一,也是通用财务系统的汇总点,其控制和安全级别应高于其它子系统。 ERP 软件基于西方财务会计,其实际运用过程中,必然会遇到许多与中国国情不符的情况,这在总帐系统中表现得尤为突出。西方财务会计讲究实用性与灵巧性结合,这在其科目设置与凭证输入上均可以体现,其凭证记录报告格式以及帐簿报表格式和中国财务会计有一定差异。而中国各行业会计制度对本行业企业的凭证填制、帐户名称(包括科目代码)内容、帐簿组织和记帐方法均有明确规定。ERP总帐系统要适合中国国情,就必须提供满足中国财务会计报表的系统,否则,各种财务检查就会遇到麻烦。下面简单介绍自己开发总帐报表系统的方法。
---- 1.建立一个总帐明细库,结构上比系统中凭证明细文件多借方、贷方、摘要字段。
---- 2.建立一个科目库,结构上比系统中总帐主文件多借方、贷方期初余额、累计余额字段。
---- 3.外挂一个总帐报表打印程序,该程序的流程是按规定时间上、下限把凭证明细文件和总帐主文件中的数据分别追加到以上两个库中棗>在总库中按国内习惯把每笔正金额写入借方,付金额写入贷方并算出科目库中上限期段的借方、贷方期初余额、累计余额棗>按应付、应收、票据、库存等各类事物的各自特点组合成每笔分录的摘要,如应收的摘要组合是"收款"+客户号+票据号+参考号(参考号供用户自由设定)棗>以我国总帐报表的常用格式编写报表打印程序输出报表。
--- 另外,如资产负债表,西方不少企业都采用报告式资产负债表,而在中国却使用帐户式资产负债表。诸如此类问题可以采用外挂式模块来解决,即外挂一个可以生成符合本企业报表格式的报表生成模块来解决,如果希望报表更美观,可以自己熟悉的语言编制PC报表系统。通过ODBC把数据抓到PC上,打印出来。
 
价格核算
--- 在生产如计算机这类价格波动比较大的企业,常常遇到这类问题,业务员在外和客户洽谈一个定单,对方提出一种配置要求和相应价格,业务员立即把此意向汇报到厂部,商场如战场,厂部要做出尽快回复,就要依靠一个价格核算系统,通过电脑迅速计算出该产品的成本价,供销售决策,现有的ERP软件好象无此功能,同样我们可以在ERP系统上增加一个功能模块解决此问题,该模块还可用于各企业新产品计算成本价,具体做法如下:
----1.按此配置建立新的BOM 结构,临时性产品可建临时性的BOM。
----2.增加一个项目最新价格维护菜单,输入各材料最新价格,因为有的配件是原项目中没有的,或者库存数量不够,如果配件价格波动大,用以前的价格计算出的产品材料成本很不准确,这样容易错失定单,给企业造成不必要的损失和不良影响。
----3.参照相近产品的工、费估算该产品工和费(要考虑到不同数量情况下分摊到每一产品的工、费可能不同)。
----4.按合同数量,根据BOM结构展开得出所有配件的数量,假设数量为N,电脑自动查找该项目库存的现有量为M,算法:配件最低成本=M*原实际加权平均单价+(N桵)*现价。
----5.汇总各配件价格加上相应数量的工、费得出该定单的最低成本价,供销售部参考。
---- 以上就几个方面简单介绍了一些应用思路,经过我的实践应用证实是可行的,对企业更好实施ERP起到了一定的作用,其实对不同的ERP软件、不同应用单位还有很多局部地方需要改进,但必须注意到不能破坏ERP系统的内核,修改时,尽量采用另外增加数据库或字段,让新的流程在系统外围进行处理,如果遇到象实际成本模块这种必须修改原数据流程的改动,一定要非常吃透整个系统,确信其数据流走向,才能开始动手修改,并且先要在模拟环境并行一、两个月,经核算无误后方可导入正式环境中使用。如果企业缺乏相应IT、AT,也可以通过Client Access等软件取相关数据放到PC以太网上用自己熟悉的数据库软件如FOXPRO、VC、VB依照上述思路开发一些小系统解决这些问题,这种方法简单实用,而且不会破坏系统。总之,在应用过程中我们应该开动脑筋,灵活应用各种手段,以确保企业ERP系统的更好运行。